Zgodnie z przepisem art.157§ 2 k.s.h. zawarcie umowy spółki z o. o. wymaga formy aktu notarialnego. Pełnomocnictwo do zawarcia takiej umowy musi być również udzielone w formie aktu notarialnego[1].

Procedura ta polega na sporządzeniu dokumentu zawierającego oświadczenia woli wszystkich stron i złożeniu na nim własnoręcznych podpisów. Dokument taki strony mogą sporządzić wspólnie, jedna z nich lub osoba trzecia. Natomiast tekst umowy, wskutek jej zawarcia przepisywany jest wszystkim stronom.

Dla zachowania formy notarialnej oświadczenia woli należy złożyć je przed notariuszem, który sporządza akt notarialny i podpisuje go wraz z osobami dokonującymi czynności. Zawiązanie następuje jednym aktem notarialnym, a umowę muszą podpisać wszyscy wspólnicy.

Łączy się to z dodatkowymi kosztami dla wspólników i przedłuża proces powstawania spółki, ale zarazem zawiera pewną gwarancję dla nich, ponieważ na notariuszu ciąży obowiązek zbadania zgodności umowy z prawem[2].

W akcie notarialnym powinny się znaleźć: komparycja, właściwa treść, postanowienia dotyczące opłat, stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany, podpisy notariusza i osób biorących udział w akcie lub obecnych przy jego sporządzaniu. Treść aktu notarialnego szczegółowo została określona w ustawie[3].

Jeżeli forma przewidziana dla umowy spółki z o. o. nie zostanie zachowana, czynność zostaje uznana za nieważną, nie powstaje też stosunek prawny żadnej innej spółki. Zgodnie z przepisem art. 169 k.s.h. umowa ulega rozwiązaniu, jeżeli nie została zgłoszona do zarejestrowania w ciągu sześciu miesięcy od daty jej zawarcia, o czym już wspominałem w niniejszej pracy.

Jeżeli akt zawiązania nie jest jednoznaczny, należy dokonać jego interpretacji. Można tu zastosować wykładnię subiektywną, która przemawia za zasadą autonomii woli stron i swobody umów, lub wykładnię obiektywną, która jest bezpieczniejsza, gdyż przestrzega oświadczeń woli podmiotu.

Podczas dokonywania wykładni umowy należy uwzględnić wspólny cel stron. Indywidualny cel określony w umowie ma zawsze pierwszeństwo przed typowym celem umowy[4]. Przy wykładni danej umowy można stosować mieszane metody wykładni. Przy wykładni postanowień kreujących spółkę i dotyczących świadczeń założycieli na jej rzecz stosuje się wykładnię częściej subiektywną, a w przypadku wykładni postanowień o charakterze ustrojowym przeważa wykładnia obiektywna.

Przy wykładni aktów erekcyjnych stosuje się zasadę „życzliwej interpretacji”, czyli takiej która utrzyma umowę w mocy, wychodząc z założenia, że oświadczenia woli są składane w celu wywołania skutków prawnych. Jeżeli w świetle innych reguł wykładni nie można ustalić jednoznacznie treści oświadczenia woli, to przyjmuje się takie jego znaczenie, które nie jest sprzeczne z prawem i zasadami współżycia społecznego.

Zmiany umowy spółki z o. o. mogą mieć miejsce również przed zarejestrowaniem spółki za zgodą wszystkich wspólników, lub kwalifikowaną większością głosów przewidzianą umową[5].

W przypadku jednoosobowej spółki z. o. o. sporządzenie aktu założycielskiego, który ze swojej istoty jest jednostronną czynnością prawną, również wymaga zachowania formy aktu notarialnego, a niezachowanie tej formy powoduje, podobnie jak w powyższej sytuacji, nieważność czynności prawnej.